إعادة مشروع تطوير مستودع بيانات بمشاركة مقاولَين و30 جهة معنية إلى مساره الصحيح

نبذة عن عميلنا

واحدة من أبرز الجهات التنظيمية لأسواق الأسهم في العالم.

التحدي

كلّف العميل اثنين من المقاولَين بتنفيذ مشروع تطوير حل لتحليلات البيانات يهدف إلى اكتشاف الانتهاكات المحتملة لقواعد المضاربة في البورصة. وكانت مهمة المقاول الفرعي تطوير مستودع بيانات الحل، وكان من المطلوب ربط هذا المستودع بعدد من المصادر الداخلية والخارجية. أما المقاول الرئيسي، فكان مسؤولًا عن إعداد البيانات من هذه المصادر وتجهيزها لمستودع البيانات.

وكان للمشروع مواعيد نهائية محددة، ولم يكن العميل راضيًا عن وتيرة تقدم المشروع، التي تأثرت بالعوامل التالية:

• كثرة طلبات التغيير، ما أدى إلى توسيع نطاق المشروع وجعل تخطيط النطاق أكثر صعوبة.
• مع مشاركة المقاولَين وأكثر من 30 جهة معنية في المشروع، عانى المشروع من فجوات في التواصل وضعف في وضوح مستوى التقدم.
• أدى ضعف كفاءة التواصل بين المقاولَين إلى إبطاء عملية التطوير، إذ كان المقاول الفرعي يعتمد على البيانات التي يجهزها المقاول الرئيسي لمواصلة العمل على مستودع البيانات.

نتيجة لذلك، احتاج العميل إلى استشارات متخصصة حول كيفية تبسيط إدارة المشروع وعملية التطوير.

التعاون

لإعادة المشروع إلى مساره الصحيح، انضم إلى المشروع أحد كبار المستشارين من مكتب إدارة المشروعات (PMO) في ساينس سوفت. وبدأ خبيرنا تقديم استشارات متخصصة في إدارة المشروعات من خلال تحليل سير العمل وعمليات التواصل في المشروع، وحدّد عدة مجالات للتحسين، منها:

• الحد من النمو غير المنضبط في نطاق المشروع.
• تسريع عملية التطوير.
• رفع كفاءة التواصل، الذي كان يستغرق 40% من وقت المشروع.

الحد من النمو غير المنضبط في نطاق المشروع

لتنظيم تخطيط النطاق وإضفاء قدر أكبر من قابلية التنبؤ على المشروع، بدأ خبيرنا عملية صياغة المتطلبات بالتعاون مع محلل الأعمال لدى المقاول الفرعي. كما ساعد في بناء مصفوفة تتبع تضم جميع المتطلبات المعروفة حتى تلك المرحلة، وتحويلها إلى مهام تتضمن تعريفًا واضحًا للإنجاز، وشخصًا مسؤولًا، وقائمة تحقق للتأكد من اكتمال المهمة ومتابعة مستوى التقدم. وخلال عدة اجتماعات لاحقة مع العميل والمقاولَين، جرى التفاوض على نطاق العمل الناتج واعتماده كتابيًا بين جميع الأطراف.

تسريع عملية التطوير

نظرًا لكثرة المتطلبات المطلوب تغطيتها، نظّم خبير ساينس سوفت جلسات عصف ذهني داخلية مع مدير المشروع، وفريق ضمان الجودة، والقادة التقنيين لدى المقاول الفرعي، وذلك لتحديد أولويات المتطلبات ووضع خارطة طريق تتيح الالتزام بالمواعيد النهائية للمشروع. ولضمان الالتزام بالجدول الزمني المحدد والحفاظ على الجودة العالية للمخرجات، اقترح خبيرنا تقسيم فريق المقاول الفرعي إلى فِرق مُصغّرة، على النحو التالي: محلل أعمال + اثنين من المطورَين، ومهندس ضمان جودة + محلل أعمال، ومهندس ضمان جودة + مطور. وقد جرى تنظيم 10 فِرق مصغّرة، لكل منها مجموعة مهام خاصة بها. وقدّمت هذه الفِرق المصغّرة الدعم والرقابة المتبادلة فيما بينها، كما حافظت على التعاون الوثيق والمركّز مع فريق المقاول الرئيسي.

رفع كفاءة التواصل

وضع مستشار ساينس سوفت إطارًا منظّمًا للاجتماعات الدورية مع الجهات المعنية الرئيسية من جميع الأطراف، إلى جانب الجهات المعنية بحسب الموقف، مثل ممثلي الإدارة المالية عند مناقشة الشؤون المالية. وأصبحت الاجتماعات تُستخدم لإدارة المخاطر، من خلال تحديد المخاطر المرتبطة بالعمليات واقتراح الحلول المناسبة، إضافة إلى تقديم تقارير شاملة عن مستوى التقدم من مختلف الجوانب، بما يُعزّز الشفافية في التعاون مع العميل.

كان من بين سبل تعزيز شفافية التعاون أيضًا إنشاء مستودع مشترك وشامل للمشروع على منصة Confluence، يضم معلومات عن جميع المهام، لتمكين العميل من متابعة حالة كل مهمة كان فريق المشروع مسؤولًا عنها.

النتائج

ساعدت صياغة المتطلبات بصورة رسمية ومنظّمة في إزالة عوائق تخطيط النطاق من المشروع، ما أسهم، إلى جانب نهج الفِرق المصغّرة، في تسريع وتيرة التطوير. كما أسهم تنظيم آليات إعداد التقارير وأنشطة إدارة المخاطر الاستباقية خلال الاجتماعات المشتركة في تمكين العميل من تقليل المخاطر المرتبطة بالاعتماد المتبادل بين مقاولي المشروع.