تطوير برمجيات إدارة المشتريات حسب الطلب

• تخطيط طلب المشتريات (حسب الفئة، والقسم أو الإدارة، والكيان التجاري، وغيرها) بناءً على تحليل البيانات القديمة ذات الصلة، مثل:
  • كمية المواد الخام المستخدمة في التصنيع
  • المنتجات والخدمات اللازمة لدعم عمل الأقسام والإدارات.
  • بيانات المبيعات التي تعكس طلب العملاء في فترات زمنية مختلفة، وغيرها.
• تحليل الاتجاهات للتنبؤ بالإنفاق (حسب الفترة، والفئة، والمُورِّد، والمنطقة، وغير ذلك).
• تحليل الإنفاق باستخدام الذكاء الاصطناعي (بما في ذلك تحليل عناصر التكلفة، وتحليل سوق التوريد، وغيرها).

• تحديد متطلبات الموردين (معايير الجودة، والاستدامة، والقدرة، وشروط التسليم، وغير ذلك) بما يتوافق مع السياسات الداخلية للمشتريات.
• التأهيل المُسبق للموردين باستخدام الذكاء الاصطناعي وفقًا لمتطلبات الامتثال بناءً على بيانات الاستبيانات التي يملأها المُورِّدون ومصادر البيانات العامة (مثل، منصات التصنيف الائتماني).
• تصنيف الموردين آليًا حسب معايير يحددها المستخدم (فئة المنتج أو الخدمة، والمنطقة، والأولوية الاستراتيجية، وغيرها).
• إنشاء مسارات عمل متعددة الإدارات وقابلة للتهيئة لاعتماد الموردين.
• إنشاء وإدارة قوائم المُورِّدين المُفضلين لمختلف المنتجات (بناءً على تحليل أداء المُوردين).

• إنشاء طلبات الشراء باستخدام قوالب جاهزة.

•  إنشاء طلبات الشراء القائمة على كتالوج وغير القائمة على كتالوج (الشراء الفوري) للمنتجات أو الخدمات.

• إسناد طلبات الشراء للموردين المفضلين بناءً على قواعد وشروط محددة سابقًا.

• تكوين مسارات عمل آلية للموافقة الهرمية والموازية والجماعية على طلبات الشراء.

• تمكين التتبع الفوري لحالة الموافقة على طلبات الشراء عبر عدة إدارات داخل المؤسسة.

• إنشاء رسائل تذكير مُجدولة لجهات الموافقة على الطلبات.

• توقيع الجهات المعنية بالموافقة على طلبات الشراء إلكترونيًا.

• أتمتة إنشاء أوامر الشراء من طلبات الشراء أو القوالب المحددة سابقًا.

• إنشاء مسارات عمل آلية للموافقة على أوامر الشراء من عدة إدارات.

• تجميع أوامر الشراء آليًا من مختلف الإدارات والكيانات التجارية حسب المُورِّد، للاستفادة من الخصومات الكبيرة على الكميات.

• تقديم أوامر الشراء للموردين آليًا.

• رسائل تذكير جدولة للموردين لتأكيد أوامر الشراء.

• تمكين مسؤولي المشتريات من التتبع الفوري لحالة أوامر الشراء (المرسلة، والمؤكدة، والمفوترة، والمشحونة، وغير ذلك).

• تتبع التواريخ المتوقعة لتنفيذ أوامر الشراء.

• المطابقة الآلية ثنائية وثلاثية الاتجاهات للفواتير (مع أوامر الشراء وإيصالات الطلبات).

• تمكين المستخدم من إنشاء حدود لقبول التناقضات في كافة جوانب الفواتير (السعر، والقيمة الإجمالية، والكمية، وغير ذلك).

• التحقق من مبلغ الضريبة المُحدد في الفواتير وفقًا لقواعد محددة سابقًا.

• دعم الفواتير متعددة العملات ومتعددة اللغات.

• تنبيهات بشأن استثناءات الفواتير التي تتطلب المعالجة اليدوية (البيانات المفقودة أو غير المتطابقة أو غير الدقيقة، والفواتير المتكررة، والفروق الضريبية، وغير ذلك).

• توجيه الفواتير آليًا لبدء عمليات الدفع.

• التخزين المركزي للوثائق والمستندات المتعلقة بالشراء (طلبات وأوامر الشراء، والفواتير، وغيرها).

• ربط فواتير الشراء بأوامر وطلبات الشراء ذات الصلة آليًا.

• محرك بحث بميزات التصفية والاستعلام بالبيانات الوصفية لتصفح مستندات الشراء بسلاسة.

• إنشاء كتالوجات للمنتجات والخدمات التي يقدمها الموردون المعتمدون سابقًا.

• تسلسلات هرمية للكتالوجات، يمكن ضبطها وتهيئتها.

• مسارات عمل آلية للموافقة على عناصر الكتالوج المُضافة أو المحدثة.

• مقارنة عناصر المنتجات والخدمات في العديد من الكتالوجات حسب معايير يحددها المستخدم، مثل السعر، والسمات، وتاريخ التسليم (لموظفي المشتريات).

• تمكين التتبع الفوري لمبالغ الإنفاق {حسب الفترة، ووحدات المخزون (SKU)، والفئة، والمُورِّد، والإدارة، والموقع، والمشروع، وغير ذلك}.

• تمكين المستخدم من إنشاء حدود للإنفاق (حسب الفترة، والفئة، والموقع، وغير ذلك).

• إرسال تنبيهات لفريق المشتريات بشأن نفقات المشتريات التي تقترب من الحدود المُعدة سابقًا أو تتجاوزها.

• حساب وتتبع تباين الإنفاق مقابل الميزانيات المحددة سابقًا (على مستوى المؤسسة أو الإدارة أو المشروع).

• تحليل أداء الموردين وفقًا لمؤشرات الأداء الرئيسية المحددة سابقًا، مثل النسبة المئوية لأوامر الشراء المُنفذة في الوقت المُحدد، ومتوسط التأخير في تنفيذ أوامر الشراء، وعدد الطلبات المتأخرة، وغيرها الكثير.

• المراقبة الفورية لمخاطر المُورِّدين بناءً على مصادر البيانات الداخلية والعامة.

• تقييم مخاطر السمعة، والمخاطر المالية والتشغيلية، وغيرها.

• تتبع المقاييس الأساسية للمشتريات (حسب الفترة، والكيان التجاري، والمنطقة، وغير ذلك)، مثل:
  • مقاييس الإنفاق (مثل: إجمالي مبلغ الإنفاق، والإنفاق مقابل الميزانية، والإنفاق تحت الإدارة).
  • مقاييس الوفورات (مثل، وفورات التكلفة الناتجة عن خصومات الكميات أو خصومات الدفع المُبكر).
  • مقاييس مستوى الفئة (مثل، عدد الموردين في الفئة، ومتوسط مدة الدفع لكل فئة).
  • متوسط زمن دورة المشتريات أو أوامر الشراء.
  • نسبة الفواتير المتنازع عليها إلى إجمالي الفواتير.
  • التكلفة لكل فاتورة أو أمر شراء، وغير ذلك الكثير.
• توفير قوالب يمكن تخصيصها لإعداد التقارير المُجدولة أو المُخصصة بشأن مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات.

بالنسبة إلى فريق المشتريات:

• إنشاء وإدارة كتالوجات المنتجات والخدمات، وطلبات الشراء القائمة على الكتالوجات، وأوامر الشراء مباشرةً داخل البوابة.
• تحميل فواتير الشراء من البوابات الإلكترونية.
• ربط أوامر الشراء والفواتير بملفات الموردين آليًا.
• توفير أدوات المراسلة الفورية، للتواصل مع المُوردين والمُوردين من الباطن.

بالنسبة إلى المُورِّدين:

• التسجيل الذاتي للموردين، وتعديل وتحديث المعلومات التجارية الأساسية.
• تحميل وتحديث كتالوجات المنتجات والخدمات.
• تتبع أوامر الشراء وتأكيدها.
• إنشاء الفواتير، وتقديمها للعملاء، وتتبعها حسب الحالة (المرسلة، والمدفوعة، والمدفوعة جزئيًا، وغير ذلك).
• تحميل وتحديث بيانات شحن الطلبات.

• المصادقة متعددة العوامل للمستخدمين.
• الوصول القائم على الأذونات لمختلف مجموعات المستخدمين، بما في ذلك كبار مسؤولي المشتريات (CPI)، وكبار المسؤولين الماليين (CFO)، ومديري المشتريات، ومديري الفئات، والمديرين الماليين، ومديري الحسابات الدائنة، ومُحلِّلي المشتريات.
• الكشف الذكي عن الاحتيال.
• سجلات تدقيق شاملة لكافة الأنشطة المتعلقة بالمشتريات.
• سياسات الاحتفاظ ببيانات الموردين وحذفها.
• الامتثال للمعايير واللوائح التنظيمية العالمية والإقليمية والخاصة بكل قطاع، مثل: لوائح منظمة التجارة العالمية، ونظام المنافسات والمشتريات في السعودية، وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)، وقوانين المناقصات والمشتريات في الإمارات، وغير ذلك.