الشراكة مع إحدى شركات الاستشارات الأربع الكبرى في العالم لدفع التحوّل الرقمي لشركة استثمار أميركية كبرى

نبذة عن شريكنا

إحدى شركات التدقيق والاستشارات الأربع الكبرى عالميًا، يعمل لديها أكثر من 250,000 موظف وشريك عضو. وتقدّم الشركة خدمات استشارية استراتيجية متكاملة للشركات في أكثر من 140 دولة.

البحث عن مورد تقني موثوق لتحديث برمجيات الاستثمار

كان الشريك يعمل على مشروع تحوّل رقمي لصالح أحد عملائه الرئيسيين، ويُشار إليه فيما يلي باسم «العميل»، وهو شركة استثمار أميركية كبرى تخدم مالكي الصناديق من المؤسسات. وتضمّن المشروع عمليات إعادة تطوير واسعة النطاق عبر المنظومة التقنية لدى العميل. وكان المستهدف الأساسي من التحديث هو نظام إدارة المستندات القديم لدى شركة الاستثمار، إذ لم يعد قادرًا على مواكبة الحجم المتنامي والتعقيد المتزايد لعمليات إدارة المستندات.

لضمان سلاسة التحوّل الرقمي لدى العميل والحفاظ على جودة نظام إدارة المستندات بعد تحسينه، سعى الشريك إلى الاستعانة بمقاول تقني خارجي يمتلك خبرة في تنفيذ مشروعات تقنية معلومات واسعة النطاق في قطاع الاستثمار من البداية إلى النهاية. وبفضل ممارسات ساينس سوفت الناضجة في التعاون وإدارة المشروعات، وسجلها المثبت في تطوير حلول الاستثمار المخصصة، بدت شركتنا خيارًا قويًا ومناسبًا. لذا، أدرج الشريك ساينس سوفت ضمن قائمته المختصرة للموردين، وقدّم طلب عرض أسعار لتحديث نظام إدارة المستندات لديه.

مرحلة استكشاف أوّلية لتحسين البرمجيات بتكلفة فعّالة

خلال 5 أيام من الطلب الأوّلي، وقّعت ساينس سوفت اتفاقية عدم إفصاح (NDA) مع الشريك وبدأت إعداد عرض مقترح للمشروع. وقد خصّصنا فريقًا يضم اثنين من كبار مستشاري تقنية المعلومات المالية واثنين من مهندسي الحلول ومستشارًا في عمليات تقنية المعلومات ومديرًا للمشروع، لإجراء مرحلة استكشاف أوّلية لمشروع تحديث نظام إدارة المستندات. وكان الهدف من هذه الخطوة ضمان أن تكون التحسينات المقترحة للحل قابلة للتنفيذ تقنيًا، وفعّالة من حيث التكلفة، ومتوافقة مع احتياجات العميل وقيوده.

• حلّل مستشارو تقنية المعلومات المالية من فريق ساينس سوفت المواصفات الوظيفية لنظام إدارة المستندات القائم ومواصفات متطلبات الحل المستهدف. كما رتّبوا أولويات الميزات الحالية المطلوب تحديثها وفقًا لمدى خطورة المشكلات، وصنّفوا الميزات الجديدة المطلوب إطلاقها بحسب قيمتها لشركة الاستثمار.
• درس مهندسو الحلول المجموعة التقنية للحل والتحسينات المطلوبة، واقترحوا عدة سيناريوهات للتحديث. وعلى الرغم من أن الشريك كان ينوي في الأصل تحديث نظام إدارة المستندات، اكتشف خبراء ساينس سوفت أن بناء نظام جديد لإدارة المستندات سيكون أقل تكلفة من معالجة الدين التقني المتراكم في النظام القديم. وقد وضع مهندسو الحلول عدة سيناريوهات ومجموعات تقنية قابلة للتطبيق لتطوير نظام جديد لإدارة المستندات، إلى جانب خيارات تحديث النظام الحالي. وبذلك، تمكّن الشريك من النظر في بدائل أكثر فعالية للتكلفة لتحسين سير عمل إدارة المستندات لدى العميل.
• شارك مستشار عمليات تقنية المعلومات في تدقيق المنظومة التقنية لدى شركة الاستثمار واختيار استراتيجيات النشر المثلى لنظام إدارة المستندات بعد تحسينه. كما قدّم المستشار تصورًا مفصلًا لأساليب الصيانة والدعم التي من شأنها ضمان عمل نظام إدارة المستندات بسلاسة وخفض التكلفة الإجمالية لملكية البرمجيات على المدى الطويل.
• كان مدير المشروع مسؤولًا عن تقدير الموارد والمدة الزمنية والميزانية اللازمة لإتمام تحديث نظام إدارة المستندات. كما خطّط وأشرف على سير عمل إعداد العرض المقترح، بما يسرّع التقدّم دون الإخلال بعمق مرحلة الاستكشاف الأوّلية.

نتيجة لذلك، جمع الفريق نتائجه واقتراحاته في وثيقة مفصلة بعنوان «النطاق والرؤية»، وقدّمها إلى الشريك. وغطّت الوثيقة الاستراتيجيات المقترحة لتحديث النظام واستبداله وصيانته، إلى جانب تفصيل موارد المشروع، وتقديرات تقريبية للمدة الزمنية والتكلفة، مع إمكانية مراعاة وثائق ومتطلبات الامتثال للاستثمار المتوافق مع أحكام الشريعة عند تكييف مثل هذه الحلول لأسواق الخليج.

مرحلة استكشاف شاملة لتطوير نظام مخصص لإدارة مستندات الاستثمار

قيّم الشريك العروض المقدّمة من خمسة موردين مدرجين في القائمة المختصرة، واختار ساينس سوفت باعتبارها المورد الأنسب لتنفيذ المشروع. وأكد ممثّل الشريك أن اقتراحات ساينس سوفت الاستباقية للحلول البديلة والأكثر قابلية للتطبيق في تحسين نظام إدارة المستندات كانت عاملًا قويًا لصالح ساينس سوفت، إذ عكست رؤية تقنية قوية وتركيزًا على قيمة الأعمال.

قدّم شريكنا فريق ساينس سوفت إلى العميل، ودُعي للمضي قدمًا في مرحلة استكشاف شاملة لتطوير نظام إدارة المستندات. وبالتعاون الوثيق مع الجهات المعنية لدى شركة الاستثمار، وضع مستشارونا مواصفات وظيفية شاملة لنظام إدارة المستندات الجديد. وساعدوا العميل على تحديد الميزات التي ينبغي تقديمها أولًا لتحقيق فوائد تشغيلية أسرع وضمان اعتماد المستخدمين للنظام بسلاسة أكبر. كما حلّل مستشارونا وظائف نظام إدارة المستندات الحالي وحدّدوا المكونات التي يمكن إعادة استخدامها في النظام الجديد، بما يقلّل جهود البرمجة ويسهم في رفع دقة منطق عمل البرمجيات.

اقترح مهندسو الحلول من فريق ساينس سوفت عدة خيارات آمنة للبنية والمجموعة التقنية للنظام الجديد، وحدّدوا الخيار الأنسب لحالة العميل. ونظرًا لتزايد تعقيد عمليات إدارة المستندات لدى العميل وطبيعتها التعاونية، أوصى مهندسو الحلول ببناء نظام إدارة المستندات على السحابة بما يضمن سهولة الوصول إلى الحل وقابليته للتوسع لتلبية الاحتياجات المستقبلية. وعند اختيار التقنيات السحابية، أعطى الخبراء الأولوية للخدمات والأطر القابلة لإعادة الاستخدام، التي من شأنها تسريع تطوير نظام إدارة المستندات وتقليل التكاليف التشغيلية.

بعد الانتهاء من التصميم التقني واعتماده مع العميل، عزّز الفريق استراتيجيات التكامل، وضمان الجودة، والنشر، وDevOps، والتعاون. واتفقت ساينس سوفت مع العميل على تنظيم سير عمل المشروع وفق منهجية Scrum. وكان اختيار النموذج التكراري سيتيح تواصلًا متكررًا بين الجهات المعنية بالمشروع والاستجابة السريعة للتغييرات المحتملة.

أخيرًا، أعد مدير المشروع هيكل تقسيم العمل (WBS) لمسار تطوير نظام إدارة المستندات، وقدّر بدقة موارد المشروع وجدوله الزمني وتكاليفه، مع مراعاة جميع المعلومات التي تم جمعها خلال مرحلة الاستكشاف. راجع شريكنا خطة التنفيذ، وأكّد أن الميزانية واقعية في ضوء النطاق الموضح للحل المطلوب تطويره.

استغرقت ساينس سوفت 6 أسابيع لإتمام مرحلة الاستكشاف الشاملة لمشروع تحسين نظام إدارة المستندات. وبعد أن أصبح الشريك والعميل واثقين من قابلية التنبؤ بسير المشروع ودقة التقديرات، قاما بإشراك ساينس سوفت في تطوير نظام مخصص لإدارة المستندات.

خيارات أفضل لتحديث نظام إدارة المستندات تدعم نجاح عميل شريكنا

حتى مايو 2025، كانت ساينس سوفت قد طورت نظام إدارة مستندات الاستثمارات الجديد، وكانت في مرحلة الانتهاء من ترحيل البيانات من الحل القديم. وطوال المشروع، ظلت شركة الاستثمار راضية باستمرار عن أسلوب التعاون وجودة المخرجات.

بالنسبة إلى شريكنا، فقد كان إشراك ساينس سوفت مكسبًا استراتيجيًا له؛ إذ ساعدت نصائح فريقنا بشأن البدائل المجدية لتحديث نظام إدارة المستندات على تحسين الميزانية والجهود المخصصة للتحوّل الرقمي، وتجنب الإنفاق غير الضروري وتراكم الدين التقني لدى برمجيات العميل. وقد حصل العميل على نظام خاص به لإدارة المستندات، يتميز بأداء عالٍ وفعالية من حيث التكلفة، مع تنفيذه ضمن الجدول الزمني والميزانية المتفق عليهما. وقد أتاح ذلك لشركة الاستشارات الحفاظ على ولاء العميل، وإضافة قصة نجاح أخرى إلى حافظة أعمالها في مجال التحوّل الرقمي لقطاع الاستثمار.

التقنيات والأدوات

.NET, Java, Angular, TypeScript, Microsoft SQL Server, Azure, AWS, Terraform, Docker, Kubernetes.