اعتماد أداة Microsoft Copilot يوفِّر 12% من وقت الموظفين سنويًا

ملخص المشروع

اعتمدت شركة ساينس سوفت أداة الذكاء الاصطناعي Microsoft Copilot لدعم فريق المبيعات لديها في إنجاز المهام اليومية، مثل البحث عن المعلومات، والتنقل عبر مراحل المبيعات، وتحليل الفرص، بالإضافة إلى تلخيص الاجتماعات. وبعد عام من الاستخدام، أظهرت التقديرات أن الأداة وفّرت 12% من وقت الموظفين سنويًا.

نبذة عن ساينس سوفت

ساينس سوفت هي شركة عالمية تُقدم استشارات تقنية المعلومات وخدمات تطوير البرمجيات منذ عام 1989، وتعمل في السعودية، والإمارات، والولايات المتحدة، بالإضافة إلى 5 دول أخرى حول العالم. صُنِّفت ساينس سوفت ضمن أفضل شركات تقديم خدمات التعاقد الخارجي والاستشارات في العالم، إلى جانب شركات عالمية رائدة مثل Deloitte Consulting، وBCG، وKPMG International.

تقدم ساينس سوفت خدمات احترافية للشركات في أكثر من 30 قطاعًا، بما في ذلك الرعاية الصحية، والخدمات المصرفية، والخدمات المالية، والتأمين، والإقراض، والاستثمار، والمدفوعات، والتصنيع، وتجارة التجزئة، وغيرها الكثير. ومن بين أبرز عملائها في دول الخليج: أرامكو السعودية، والخطوط الجوية السعودية، وجامعة الملك سعود، ومجموعة الساحل الشرقي، والعربية للعود، ومجموعة عائض دعجم، وعبد الله العثيم للاستثمار، وبنك بوبيان الكويتي، ومجموعة Kids First Group في الإمارات وقطر، وغيرها الكثير. ومن عملائها حول العالم NASA JPL، وPerkinElmer، وBaxter، وLeo Burnett، وIBM، وeBay، بالإضافة إلى إحدى أكبر ثلاث شركات عالمية متخصصة في إدارة الأصول، تدير أصولاً تزيد قيمتها عن 18.75 تريليون ريال سعودي.

تستخدم ساينس سوفت منتجات مايكروسوفت في إدارة العديد من عملياتها الداخلية، ومع انتشار استخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي (GenAI) على نطاق واسع، سعت إدارة ساينس سوفت للاستفادة من إمكانات هذه التقنيات المتقدمة. قررت الشركة البدء باعتماد مساعد الذكاء الاصطناعي Microsoft Copilot، لأن العديد من مزاياه مشمولة ضمن اشتراكها في مجموعة برمجيات Microsoft.

بالتعاون مع محللي الأعمال وممثلي الأقسام، درس فريق الإدارة التطبيقات الممكنة لاستخدام أداة Copilot في العمليات التجارية، مع تحليل الفوائد المحتملة. وبناءً على نتائج هذا التحليل، قررت إدارة ساينس سوفت اعتماد المساعد الذكي ضمن منصة Microsoft 365 Dynamics لقسم المبيعات، وفي تطبيق Microsoft Teams لجميع الموظفين في الشركة.

اعتماد أداة Microsoft Copilot في ساينس سوفت

لم يتطلب تطبيق Copilot أي تغييرات عميقة في عمليات نشر Microsoft الحالية، باستثناء تحديث إعدادات الخصوصية والأمان. حيث أجرى الفريق التقني الداخلي تهيئة وضبط لآليات إدارة الوصول القائمة على الأدوار، لضمان أن المستخدمين يمكنهم الوصول فقط إلى المعلومات المتعلقة بقسمهم ودورهم الوظيفي.

كانت الخطوة التالية هي تمكين المستخدمين من اعتماد الأداة بسلاسة. ولتحقيق ذلك، صمَّم فريق المشروع وِرش عمل، وجلسات تعليمية، وأدلة استخدام مرجعية مصممة خِصيصًا لتلبية احتياجات كافة مجموعات المستخدمين المستهدفة. وتضمنت المواد التعليمية شرحًا مُفصَّلًا لحالات استخدام Copilot، وأفضل الممارسات لكتابة تعليمات وأوامر نصية (prompts) فعَّالة، بالإضافة إلى إجابات وافية عن الاستفسارات الشائعة. عقب ذلك، بدأ فريق المشروع برنامجًا تجريبيًا، وأجرى تدريبًا لمجموعة محدودة من المستخدمين. بعد أن استخدمت هذه المجموعة أداة Copilot لعدة أشهر، جمع الفريق آرائهم وملحوظاتهم، وحدَّث مواد التدريب بناءً عليها، واستخدمها لتدريب بقية الموظفين.

التطبيقات الأكثر فائدة لأداة Microsoft Copilot بناءً على نتائج عام كامل من الاستخدام

أجرى الفريق المسؤول عن اعتماد أداة Copilot تحليلًا متعمقًا لاستخدام الأداة خلال العام الأول، وحدَّدوا حالات الاستخدام الأكثر شيوعًا، وهي:

إعداد مجموعة مختارة من دراسات الحالة للعملاء المحتملين

عند مناقشة المشروعات المحتملة مع العملاء المحتملين، تعتمد فِرق المبيعات على دراسات الحالة لمشروعات ساينس سوفت لإبراز خبراتها في المجالات ذات الصلة. قبل اعتماد Copilot، كان موظفو المبيعات يبحثون يدويًا عن دراسات الحالة ذات الصلة في قاعدة بيانات تضم أكثر من 3500 دراسة حالة، أو يتواصلون مع زملائهم في قسم التسويق للحصول على المساعدة في اختيار دراسات الحالة الأنسب. حاليًا، يختار Copilot دراسات الحالة الأمثل لكل عميل محتمل تلقائيًا، ويُنسّق النتائج في صورة رسالة جاهزة للإرسال مباشرةً إلى العميل المحتمل.

التنقل عبر مراحل المبيعات

تستخدم فِرق المبيعات أداة Copilot لتحليل سجل التواصل مع العملاء بسرعة داخل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) القائم على منصة Dynamics 365. على سبيل المثال، يمكن للموظفين طلب ملخص لفرص المبيعات خلال فترة زمنية معينة، مع تصنيفها إلى فرص مفقودة أو ناجحة، بالإضافة إلى إبراز النقاط الرئيسية لإدارة كل فرصة بكفاءة.

تلخيص الاجتماعات

تُستخدم هذه الميزة على نطاق واسع من قِبل مستخدمي تطبيق Microsoft Teams في مختلف أقسام الشركة. حيث يطلب الموظفون من أداة Copilot إعداد محاضر الاجتماعات (meeting minutes)، وإبراز جوانب معينة منها، وصياغة رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة بناءً على ملخصات الاجتماعات، وغير ذلك.

كتابة رسائل البريد الإلكتروني

يطلب المستخدمون من أداة Copilot تحسين أسلوب الكتابة والقواعد اللغوية لرسائل البريد الإلكتروني، وإنشاء رسائل جديدة استنادًا إلى أمثلة موجودة، وغيرها الكثير.

أداة Microsoft Copilot توفِّر 12% من وقت العمل السنوي للموظفين

أسهم اعتماد أداة Microsoft Copilot في تقليص الوقت المُستغرق في إنجاز المهام الروتينية المتكررة بقدرٍ كبير، مثل البحث عن المعلومات وتلخيصها، وتحليل مراحل المبيعات، وكتابة رسائل البريد الإلكتروني. وتشير التقديرات إلى أن هذه التقنية أسهمت في توفير 12% من وقت العمل السنوي لموظفي ساينس سوفت الذين يستخدمون أداة Copilot يوميًا، ما أتاح لهم التركيز على المهام الأكثر تعقيدًا التي لا يمكن إنجازها دون تدخل بشري.

نتيجة لرضاها عن نتائج المشروع وكفاءة مخرجات Copilot، تخطط ساينس سوفت لاختبار المزيد من الإمكانات الأكثر تقدمًا لأداة Microsoft Copilot، مثل التنبؤ بسلوك العملاء المحتملين، وتحليل المشاعر.

التقنيات والأدوات

Microsoft 365 Dynamics, Microsoft Teams, Microsoft Copilot.